Email de bienvenida automático: WiFi, código de acceso y tasa turística, sin que tú muevas un dedo

Si eres anfitrión, sabes de qué hablamos: el huésped rellena el pre check-in, y acto seguido te escribe. «¿Cuál es el WiFi?». «¿Cómo entro?». «¿Hay que pagar tasa?». «¿Cómo llego desde la estación?». Cada reserva, los mismos cuatro mensajes, una y otra vez.

Pues eso se acabó también. Acabamos de lanzar el email de bienvenida automático al huésped, que se envía solo en cuanto completa su pre check-in. Y te lo contamos porque creemos que va a ahorrarte bastantes conversaciones repetidas.

Cómo funciona, en una frase

El huésped termina su pre check-in → le llega un email de bienvenida con la información práctica de tu alojamiento → tú sigues a lo tuyo.

Así de simple. Sin crons nocturnos, sin retrasos, sin tener que enviar nada a mano.

Qué incluye el email

El correo se adapta a lo que tú rellenes. Si no tienes uno de los campos, esa caja no aparece. Son cuatro bloques opcionales:

• WiFi: nombre de la red y contraseña, listos para que el huésped se conecte al llegar.
• Código de acceso: el código de la caja de llaves o de la puerta, si usas apertura remota.
• Tasa turística: un enlace directo al pago de la tasa (Stripe, Bizum, link propio… el que tú uses).
• Instrucciones de llegada: cómo llegar, dónde aparcar, la puerta del portal, lo que quieras contarle.

Si solo rellenas el WiFi, solo sale el WiFi. Si los rellenas todos, salen los cuatro. Si no quieres activar esto ahora mismo, no pasa nada: el email no se envía y el huésped seguirá haciendo su pre check-in como siempre.

La parte que nos hace especial ilusión: configuración por reserva

Aquí viene la idea que creemos que marca diferencia. Has configurado tu apartamento con un WiFi general, un código de caja de llaves, y unas instrucciones por defecto. Pero llega una reserva especial: cambias la caja de llaves por obra, o quieres dar un código distinto ese día, o el link de la tasa varía según la estancia.

Desde hoy puedes sobreescribir cualquiera de los cuatro campos en cada reserva concreta, sin cambiar la configuración por defecto del alojamiento. Lo que pongas en la reserva «gana». Lo que dejes en blanco, se hereda del establecimiento. Todo automático.

Ejemplo real: tu apartamento tiene el código 1234 por defecto. Para la reserva de este fin de semana, escribes 9876 en el campo «Código de acceso» de esa reserva. El huésped de este fin de semana recibe 9876. El siguiente huésped, sin tocar nada, vuelve a recibir 1234.

Dónde se configura

En dos sitios, cada uno con su lógica:

• На сайте Configuración → Gestión de establecimientos hay un botón «Email bienvenida» en cada establecimiento. Ahí defines los valores por defecto: WiFi general, código por defecto, instrucciones tipo. Esto lo haces una vez, y vale para todas las reservas.
• На сайте cada reserva de pre check-in, si quieres, puedes personalizar los cuatro campos solo para ese huésped. Si no, hereda los valores del establecimiento. Sin complicaciones.

Y además tienes plantillas editables para el saludo y la firma del email: saludo inicial, frase de cierre y firma. Todo en español y en inglés, porque detectamos automáticamente el idioma del link de pre check-in que usó el huésped.

¿Está bonito?

Nos hemos esforzado para que sí. Cajas con iconos, tipografía legible, compatible con Gmail, Outlook y cliente de iPhone. Lo hemos probado con huéspedes reales y es lo primero que notan: «qué email más cuidado recibí». Eso es justamente el objetivo.

¿Se envía siempre?

Solo si tú lo activas. Cada establecimiento tiene un interruptor en el modal de configuración: «Enviar email de bienvenida al huésped». Si está en OFF, no se envía nada. Si está en ON pero no hay ningún campo rellenado, tampoco se envía (no queremos mandar emails vacíos).

Y si falla el envío por algún motivo raro (mal servidor, email inválido), no rompe el flujo del huésped. El pre check-in se guarda igual, el aviso al host te llega igual, y nosotros lo registramos en el log para revisarlo si hace falta.

Y al host, ¿qué le toca hacer?

Rellenar tus datos una vez, en Configuración → Gestión de establecimientos → Email bienvenida. Activar el interruptor. Listo.

A partir de ahí, cada huésped que complete el pre check-in recibirá automáticamente su email de bienvenida con la info que tú pusiste. Tú te ahorras los cuatro mensajes repetidos de siempre. El huésped llega a tu puerta sabiendo ya el WiFi, el código y la tasa.

Una última cosa

Esto es parte de una idea que nos mueve desde el principio: cumplir con la normativa no está reñido con dar una experiencia cuidada. Se puede hacer todo a la vez. Se puede registrar al huésped en SES.Hospedajes y recibirle como se merece. Y creemos que ahí está la diferencia entre una herramienta que «cumple» y una herramienta de la que te enorgulleces.

Como siempre: cuéntanos qué tal te funciona, qué echas en falta y qué mejorarías. Escríbenos a soporte o pásate por el canal de WhatsApp. Se construye entre todos.