📘 Guía Completa para Alojamientos y Rent a Car: Cómo cumplir con SES.Hospedajes sin perder la cabeza

¿Qué es SES.Hospedajes y qué implica legalmente?

Desde la entrada en vigor del Real Decreto 933/2021, todos los titulares y gestores de alojamientos turísticos o de empresas de alquiler de vehículos sin conductor en España están obligados por ley a comunicar a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado la información de cada reserva o contrato. Esta comunicación debe hacerse a través del sistema oficial SES.Hospedajes, gestionado por el Ministerio del Interior.

🛑 No es opcional: es una obligación legal

A diferencia del antiguo sistema de ficheros manuales o las comunicaciones a la Guardia Civil o Policía Nacional mediante plantillas Word o Excel, este nuevo modelo centraliza y estandariza toda la gestión. No utilizar SES.Hospedajes puede conllevar sanciones, incluso si ya estabas reportando datos mediante otros métodos.

¿Quién tiene que usarlo?

  • Hoteles y hostales

  • Casas rurales y viviendas de uso turístico

  • Apartamentos turísticos

  • Campings y albergues

  • Plataformas de alquiler vacacional

  • Empresas de alquiler de vehículos sin conductor

¿Cuándo debes comunicar los datos?

Según la normativa, la comunicación debe hacerse en un plazo máximo de 24 horas desde:

  • La formalización de la reserva o contrato

  • El inicio del servicio (check-in o entrega del vehículo)

  • La cancelación del servicio (si aplica)

En todos los casos, debe hacerse a través de SES.Hospedajes.

Cómo registrarse en SES.Hospedajes y qué necesitas tener preparado

Antes de poder enviar ninguna comunicación, necesitas registrarte en el sistema SES del Ministerio del Interior. Este paso puede parecer sencillo, pero muchos usuarios reportan dificultades si no conocen los requisitos técnicos y legales.

¿Qué necesitas para darte de alta?

  • Datos del establecimiento o empresa

  • Documento identificativo del titular (DNI, NIE, CIF, Pasaporte)

  • Licencia turística o equivalente

  • Rellenar y firmar el formulario oficial de pre-alta (en formato PDF)

  • Adjuntar los documentos escaneados y enviarlos a través del portal

¿Qué pasa después?

Una vez enviado, recibirás por correo las credenciales oficiales: un usuario, una contraseña inicial y un código de establecimiento. Este código es fundamental, ya que identifica tu alojamiento o tu oficina de alquiler en todas las comunicaciones posteriores.

💡 TIP DE EXPERTOS: ¿No sabes cómo completar el alta o se te ha quedado atascado el trámite?

Aquí es donde entra en juego nuestro servicio estrella:

🧠 Asesor experto en SES.Hospedajes

Nos encargamos de todo el proceso por ti:

✅ Te damos de alta correctamente
✅ Gestionamos la documentación y la enviamos
✅ Revisamos que todo esté correcto para evitar rechazos
✅ Te explicamos cómo empezar a comunicar tus datos paso a paso
✅ Respondemos a cualquier incidencia técnica o legal que te surja

Tipos de comunicaciones en SES.Hospedajes y cómo gestionarlas sin errores

Una vez estás dado de alta y tienes tu usuario y código de establecimiento, toca lo más importante: comunicar correctamente cada reserva o contrato.

👇 ¿Qué se comunica en SES.Hospedajes?

Según el tipo de actividad, debes enviar una de estas 4 comunicaciones:

Tipo de Comunicación ¿Para quién aplica? ¿Qué se envía?
Parte de viajeros Alojamientos (hoteles, casas rurales, apartamentos, etc.) Datos de cada huésped al llegar
Reserva de hospedaje Opcional para alojamientos Datos anticipados antes de que llegue el huésped
Contrato de alquiler Rent a Car Datos del cliente, vehículo y condiciones del contrato
Reserva de vehículo Rent a Car Similar al anterior, pero antes de entregar el vehículo

⚠️ ¡Importante! Toda comunicación debe hacerse en un plazo máximo de 24 horas desde el evento correspondiente (reserva, llegada o cancelación).

¿Cómo se hace la comunicación?

Existen dos vías oficiales según el Ministerio:

1. Comunicación manual desde el portal web

Puedes acceder a la plataforma y rellenar los datos a mano en un formulario por cada viajero o contrato. Esta opción puede parecer sencilla, pero:

❌ Es lenta si tienes muchos clientes
❌ No guarda históricos (no puedes consultar lo enviado)
❌ No valida errores antes de enviar
❌ No puedes cargar plantillas ni automatizar nada

2. Comunicación por ficheros XML o TXT

El Ministerio permite enviar ficheros con múltiples registros, pero estos deben cumplir una estructura y codificación estricta, como:

  • Formato .XML o .TXT

  • Codificación en Base64

  • Compresión ZIP

  • Validación contra esquemas XSD (estructura específica)

  • Envío a través de la plataforma o integración API

Y aquí es donde la mayoría de usuarios tienen problemas. Basta con ver algunos comentarios frecuentes:

❓“¿Cómo se crea el XML correctamente?”
❓“¿Por qué me da error si ya lo rellené todo?”
❓“¿Dónde está el código del establecimiento en la plantilla?”
❓“¿Tengo que comunicar a los menores?”
❓“¿Cómo indico los datos de recogida y devolución del coche?”

💻 Solución recomendada: nuestra app SESHospedajes.es

Para evitar todos estos quebraderos de cabeza, hemos desarrollado la herramienta más avanzada y fácil de usar para gestionar tus comunicaciones de forma segura, legal y automatizada.

🧩 ¿Qué hace por ti nuestra app?

  • ✅ Genera automáticamente el fichero XML correcto para cada tipo de comunicación

  • ✅ Valida los datos antes de enviar: nombres, documentos, fechas, etc.

  • ✅ Asocia automáticamente el código de establecimiento

  • ✅ Permite importar datos desde Excel o precheckin online

  • ✅ Incluye control de errores y vista previa por fila

  • ✅ Te muestra el historial de lo enviado

  • ✅ Compatible con alojamientos y rent a car

🎯 Además, puedes trabajar sin necesidad de entender ni una línea de código XML.

💬 “No tienes que ser técnico ni gestor experto: con nuestra app, lo haces todo desde un panel claro y adaptado a ti.”

¿Qué más ofrece nuestra app?

✨ Acceso multiusuario (ideal para agencias o gestores)
✨ Integración futura con lectura de pasaportes NFC
✨ Envío de comunicaciones agrupadas
✨ Vista previa de errores por fila (con colores y mensajes)
✨ Asistente experto que te guía paso a paso

Errores comunes y preguntas frecuentes (con solución real incluida)

Aunque el sistema SES.Hospedajes pretende facilitar la comunicación de datos a las autoridades, en la práctica muchos usuarios se encuentran con dificultades técnicas o legales que generan confusión, errores y pérdida de tiempo. Aquí resolvemos las dudas más comunes… y cómo evitarlas fácilmente usando nuestra app o asesoría.

❓ 1. ¿Qué hago si no me llega el usuario y contraseña tras el alta?

🔍 Causa frecuente:
El envío del formulario PI-15 o la documentación no ha sido validado correctamente. Puede faltar:

  • La licencia turística del ayuntamiento

  • La copia del DNI/NIE del titular

  • La firma en el PDF

  • La dirección no coincide con el registro turístico

✅ Nuestra solución:
Con nuestro servicio de asesoría experta, revisamos toda la documentación antes del envío para asegurar que no haya rechazos. Además, hacemos el seguimiento directamente con la URPA si hay retrasos.

❓ 2. ¿Por qué me da error el fichero XML?

🔍 Causa frecuente:
El fichero no cumple con el esquema XSD del Ministerio. Algunos errores típicos son:

  • El tipo de documento mal codificado (NIF/NIE/PAS)

  • Falta de apellido2 obligatorio para NIF

  • Campos mal escritos o en minúsculas

  • Fecha de nacimiento en formato incorrecto

  • Falta del rol de la persona (TI, CP, CS, VI)

✅ Nuestra solución:
Nuestra app genera automáticamente el XML válido según el tipo de comunicación (viajeros, alquiler, etc.) y valida cada campo antes del envío. Te muestra los errores en rojo, por fila, con mensajes claros y sin que tú tengas que entender de codificación.

❓ 3. ¿Y si tengo un menor de edad sin DNI?

🔍 La normativa dice:
Si el menor no tiene documento de identidad, no se le puede registrar con tipo de documento «NIF» ni «PAS», pero sí debe incluirse como parte del grupo, siempre que se acompañe de un mayor con el que tenga vínculo (madre, padre, tutor, etc.).

✅ Nuestra solución:
Nuestra app detecta automáticamente cuando un viajero es menor de edad y te obliga a introducir al menos un adulto con parentesco, con validación automática del campo “parentesco”.

❓ 4. ¿Cómo se codifica la recogida y devolución del coche?

🔍 Duda típica de Rent a Car:
Se debe incluir bien el código de establecimiento o bien la dirección completa. Muchos rechazos vienen por enviar “Default Address” o datos por defecto no válidos.

✅ Nuestra solución:
En nuestro sistema, cada contrato de alquiler se genera con la dirección completa del punto de recogida y devolución, y la app te guía para completarlo sin errores, además de recordar el código de establecimiento asociado.

❓ 5. ¿Puedo enviar varios contratos a la vez?

✅ Sí, y deberías hacerlo si gestionas más de 1 huésped o vehículo al día.

Con el sistema manual del Ministerio, tendrías que introducir cada cliente uno por uno. Nuestra app te permite:

  • Subir un Excel con todos los contratos

  • Generar el XML automáticamente

  • Validar y enviar todo en bloque

  • Descargar el comprobante de envío

❓ 6. ¿Dónde veo lo que ya he enviado?

⚠️ El sistema oficial no guarda histórico de lo enviado. Una vez que envías los datos, no puedes volver a consultarlos. Esto puede ser un problema si te lo solicita un cliente, la policía o si quieres revisar un error.

✅ Nuestra solución:
Nuestra app guarda todo lo que has enviado. Tienes acceso a:

  • Historial completo de comunicaciones

  • Comprobantes de envío

  • Filtrado por fechas, cliente o contrato

  • Reenvío o reenvío corregido si fue rechazado

❓ 7. ¿Qué pasa si no envío los datos en plazo?

⛔ Estás incumpliendo la normativa. El RD 933/2021 obliga a comunicar en menos de 24 horas tras la entrada o la firma del contrato. Las sanciones pueden ser económicas o incluso penales si hay reincidencia o negligencia.

✅ Nuestra solución:
Nuestra app envía alertas y recordatorios automáticos para que no se te pase ninguna comunicación, y puedes delegar el envío en nosotros si contratas el plan con envío asistido.

Automatiza tus comunicaciones en SES.Hospedajes paso a paso con nuestra app

Ya sabes qué es SES.Hospedajes, cómo darte de alta y cuáles son los errores más comunes. Ahora te vamos a mostrar cómo nuestra herramienta te ahorra horas de trabajo y evita sanciones, sin que tengas que lidiar con ficheros XML ni entrar en portales oficiales confusos.

🎯 Ya no hace falta ser informático, gestor legal o experto en normativa para cumplir la ley. Con nuestra app, lo haces todo desde un único sitio, en minutos.

🧪 Ejemplo 1: Alojamiento turístico que registra a sus huéspedes

📍 Caso real: María gestiona una casa rural con 4 habitaciones. Recibe reservas a través de Booking y Airbnb.

¿Qué tiene que hacer legalmente?

  • Recoger los datos de todos los huéspedes que se alojan.

  • Comunicar a SES.Hospedajes el parte de entrada de viajeros en menos de 24h desde su llegada.

¿Cómo lo hace con nuestra app?

🔁 Paso a paso:

  1. Recibe el precheckin online:
    Desde la app, genera un enlace que envía a sus huéspedes para que introduzcan sus datos desde el móvil (como un checkin anticipado digital).

  2. Valida la información recibida:
    El sistema le muestra si hay errores (falta apellido, documento inválido, etc.) con mensajes claros.

  3. Envía con un clic:
    Una vez todos los datos están validados, pulsa “Enviar a SES” y se genera el XML oficial, firmado y con comprobante.

  4. Consulta el estado:
    Puede ver si ha sido aceptado, rechazado o está pendiente, todo desde el panel de control.

  5. Historial guardado automáticamente:
    Nunca más tendrá que buscar qué clientes registró o cuándo lo hizo.

💡 Extra: Puede subir un Excel si prefiere registrar varios huéspedes de forma manual o trabaja con reservas externas.

🚗 Ejemplo 2: Empresa de alquiler de vehículos sin conductor

📍 Caso real: Alejandro gestiona una pequeña flota de furgonetas en Tenerife. Antes lo hacía todo a mano, pero desde que entró el RD 933/2021, tenía miedo de no cumplir.

¿Qué debe comunicar?

  • Contrato de alquiler firmado

  • Datos del conductor y del titular

  • Datos del vehículo

  • Lugar y hora de recogida y devolución

¿Cómo lo hace con nuestra app?

🚀 Paso a paso:

  1. Crea un nuevo contrato:
    Elige el vehículo, introduce la matrícula, las fechas, kilómetros y selecciona desde un listado al cliente habitual (o lo da de alta nuevo).

  2. Valida el permiso de conducir:
    Introduce número, tipo y fecha de validez. El sistema avisa si algo falta.

  3. Asigna lugar de recogida y devolución:
    Puede elegir entre sus oficinas ya registradas o escribir una nueva dirección.

  4. Genera y envía el XML automáticamente:
    El sistema hace todo el trabajo técnico: estructura, codificación, compresión, validación, y lo envía al Ministerio.

  5. Control total desde el panel:
    Puede ver qué lotes han sido enviados, cuáles están pendientes y cuáles fueron rechazados (y corregirlos al instante).

🧠 ¿Y si no quieres hacer nada técnico tú?

Te ofrecemos dos formas de trabajar:

 

Modo Ideal para… ¿Quién lo hace?
🧑‍💻 Modo app Usuarios que quieren control total desde su panel Tú, con nuestra app guiada
🙋‍♂️ Modo delegación Usuarios que quieren olvidarse del tema Nosotros nos encargamos de todo

📦 ¿Qué incluye nuestra solución?

✔️ Registro de huéspedes o contratos
✔️ Validación automática de datos
✔️ Generación de ficheros XML válidos
✔️ Comunicación directa con el Ministerio
✔️ Gestión de errores por fila
✔️ Historial completo y seguro
✔️ Plantillas Excel para importación masiva
✔️ Asistencia por email o teléfono si lo necesitas

¿Por qué confiar en nosotros? Comparativa, testimonios y razones de peso

Sabemos que hay otras soluciones, plantillas, herramientas caseras o incluso intentos de hacer todo desde el portal del Ministerio. Pero si estás leyendo esto, probablemente ya sabes que el sistema no está diseñado pensando en la comodidad del usuario. Nosotros sí.

Aquí te explicamos por qué seshospedajes.es y nuestro equipo experto son tu mejor aliado para cumplir con la normativa sin perder tiempo, energía ni dinero.

📊 Comparativa clara y directa

 

Característica Portal Oficial SES Otras herramientas Nuestra app SESHospedajes.es
Envío manual desde web ✅ ✅ ✅
Gestión por fichero XML Solo si tú lo generas ❌ o limitada ✅ Automática
Validación de errores antes del envío ❌ ❌ ✅ Con mensajes claros por fila
Importación desde Excel ❌ ❌ o básica ✅ Plantilla propia y vista previa
Precheckin online ❌ ❌ ✅ Con link personalizado para el cliente
Soporte técnico especializado ❌ Limitado ✅ Asistencia por email, WhatsApp y videollamada
Historial de envíos ❌ ❌ ✅ Con filtros, búsquedas y comprobantes
Delegación total del proceso ❌ ❌ ✅ Con nuestro servicio de asesor experto
Multiusuario y multicliente ❌ ❌ ✅ Perfecto para agencias y gestores
Adaptado a rent a car ❌ ❌ ✅ Totalmente compatible
Actualizaciones legales automáticas ❌ ❌ ✅ Incluidas sin coste adicional

💬 Testimonios reales

💡 “Llevábamos meses intentándolo solos hasta que descubrimos esta app. Ahora lo hacemos todo en 5 minutos. Nos ha salvado.”
— Sonia R., Casa rural en Girona

💡 “Antes nos rechazaban ficheros por tonterías. Ahora nos avisa si algo está mal antes de enviarlo. No sé cómo no lo conocimos antes.”
— Álvaro M., Rent a Car en Tenerife

💡 “Tengo 7 pisos turísticos. Hacer esto a mano era una locura. Desde que uso la plataforma puedo delegarlo y dormir tranquila.”
— Julia L., gestora de alojamientos

💡 “Nos ayudaron desde el alta en el sistema hasta el envío. 10/10.”
— José D., Apartamentos en Valencia

🧠 Razones de peso para elegirnos

  • Somos especialistas en el sistema SES.Hospedajes. No hacemos mil cosas. Hacemos esto, y lo hacemos perfecto.

  • Te ofrecemos una solución legal, segura, adaptada y actualizada, sin depender de ti para entender términos como “Base64” o “XSD”.

  • Te acompañamos desde el primer día, con un servicio humano, cercano y resolutivo. Nada de robots, esperas eternas ni respuestas automáticas.

  • Nuestra plataforma está diseñada para adaptarse a tu volumen, desde un único alojamiento hasta agencias con decenas de establecimientos.

🛡️ Tranquilidad legal, soporte técnico y control total… en un solo lugar

Con seshospedajes.es no solo estás cumpliendo con la ley. Estás liberando tiempo, reduciendo errores y trabajando con una herramienta profesional pensada para ti.

¿Y ahora qué? Cierra el círculo con tranquilidad

Has llegado hasta aquí porque te tomas en serio tu negocio y tu responsabilidad legal. Cumplir con SES.Hospedajes ya no es una opción, es obligatorio. Pero lo que sí puedes elegir es cómo lo haces:

❌ Lidiar con formularios lentos, errores técnicos y ficheros XML que te rechazan…
✅ O delegarlo en nosotros, con una app fácil y un equipo que te respalda al 100%.

🎁 ¿Qué puedes hacer hoy mismo?

1. ✅ Regístrate gratis en seshospedajes.es

Crea tu cuenta en menos de 2 minutos. Desde ahí podrás:

  • Añadir tus alojamientos o vehículos

  • Probar la interfaz sin compromiso

  • Subir datos desde Excel o precheckin

  • Validar y generar tus primeros ficheros

2. 🤝 Solicita nuestro servicio de asesor experto

¿Quieres olvidarte de todo?
Nosotros nos encargamos de:

  • Darte de alta correctamente en SES

  • Preparar tu documentación

  • Configurar tu cuenta y tus usuarios

  • Generar y enviar tus comunicaciones

  • Resolver cualquier incidencia con el Ministerio

Solo dinos: “quiero delegar”, y empezamos.

3. 💬 ¿Tienes dudas o quieres ver una demo guiada?

Escríbenos por WhatsApp o correo. Te enseñamos cómo funciona la plataforma, resolvemos tus preguntas y te ayudamos a decidir la mejor opción según tu caso:

📩 Email: contacto@seshospedajes.es
📱 WhatsApp: +34 600 000 000
🌐 Web: https://seshospedajes.es

🔐 Cumple con la ley. Gana tiempo. Trabaja tranquilo.

Ya lo sabes: ni el Ministerio ni la ley van a adaptarse a ti. Pero nosotros sí.

Porque entendemos cómo funciona el sistema, porque hemos pasado por todo tipo de casos reales, y porque nuestra misión es que tú te enfoques en lo importante: tus clientes y tu negocio.

🟢 Empieza gratis hoy y descubre por qué somos la app número 1 recomendada para gestionar SES.Hospedajes en España.